Зразки доповідних записок для учня, студента, працівника або військового

Доповідна записка — це офіційний внутрішній документ, який подається «знизу вгору»: від підлеглого до керівника. Її мета — повідомити про ситуацію, запропонувати рішення або попросити дозволу чи санкції. В українському діловому листуванні доповідна записка завжди пишеться за чіткою структурою і реєструється в канцелярії. Нижче наведено актуальні зразки 2025 року для різних сфер.

Загальні вимоги до оформлення доповідної записки

Незалежно від сфери документ містить такі обов’язкові реквізити:

Адресат (у давальному відмінку, праворуч зверху)
Від кого (посада, ПІБ, у родовому відмінку)
Назва документа: ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Номер (якщо ведеться облік) та дата
Заголовок (коротко про що записка)
Текст (виклад фактів → наслідки → пропозиція)
Підпис
Додатки (якщо є)

Доповідна записка завжди подається тільки на ім’я безпосереднього керівника або вищого за ієрархією. Писати одразу «на ім’я міністра», оминаючи начальника, вважається порушенням субординації.

Зразки доповідних записок

Доповідна записка від учителя про порушення учнем дисципліни (школа)

Директору
Київської загальноосвітньої школи І–ІІІ ступенів № 145
м. Києва
Петренко Олені Василівні

від учителя української мови та літератури
Сидоренко Ірини Миколаївни

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
05.12.2025 № 38

Про систематичні пропуски уроків учнем 9-А класу

Доводжу до Вашого відома, що учень 9-А класу Іванов Олександр Сергійович з 20 листопада 2025 року систематично пропускає уроки української мови та літератури без поважних причин (за 2 тижні — 8 пропусків із 12 можливих занять). Під час перебування на уроках неодноразово порушує дисципліну: розмовляє, користується мобільним телефоном, відмовляється виконувати завдання.

Такі дії негативно впливають на успішність класу та створюють перешкоди для проведення навчального процесу.

Прошу:

Провести бесіду з батьками учня Іванова О. С.
Розглянути питання про винесення догани учню.

Додаток: журнал відвідування уроків за листопад–грудень 2025 року (копія).

Учитель української мови та літератури
Сидоренко І. М.
Підпис

Доповідна записка студента про неможливість складання іспиту (університет)

Ректору
Національного університету «Києво-Могилянська академія»
проф. Квіту С. Г.

від студента 3 курсу факультету правничих наук
групи ПР-31
Коваленка Дмитра Олеговича

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
10.12.2025 № 112

Про перенесення складання заліку з дисципліни «Римське право»

Повідомляю, що через хворобу (гострий бронхіт) перебуваю на стаціонарному лікуванні в Київській міській клінічній лікарні № 17 з 08.12.2025 по 20.12.2025 (довідка № 057/о додається). У зв’язку з цим не маю можливості скласти залік з дисципліни «Римське право» 12.12.2025.

Прошу дозволити скласти залік у індивідуальному порядку після 20.12.2025 у терміни, визначені кафедрою.

Додаток: медична довідка форми 057/о.

Студент Коваленко Д. О.
Підпис

Доповідна записка про порушення трудової дисципліни працівником (підприємство)

Генеральному директору
ТОВ «Світло і Сила»
Іванову П. М.

від начальника відділу постачання
Петренко О. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
11.12.2025 № 89

Про порушення трудової дисципліни працівником відділу постачання

Доводжу до Вашого відома, що старший менеджер відділу постачання Сидоренко Андрій Леонідович 10.12.2025 з’явився на робоче місце о 10:35 замість 08:30 без поважних причин та попередження (акт про запізнення додається). Це вже третій випадок запізнення за останній місяць (03.12 та 07.12.2025).

Такі дії негативно впливають на роботу відділу та порушують п. 4.2 Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Прошу розглянути питання про притягнення Сидоренка А. Л. до дисциплінарної відповідальності (догана або позбавлення премії за грудень 2025 року).

Додатки:

Акт про запізнення від 10.12.2025.
Табель робочого часу за грудень 2025 року.

Начальник відділу постачання Петренко О. В.
Підпис

Доповідна записка у Збройних Силах України (військова частина)

Командиру військової частини А1234
підполковнику Шевченку В. І.

від командира 2-го взводу 1-ї роти
старшого лейтенанта Коваленка Д. О.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
12.12.2025 № 217

Про втрату військового квитка

Доводжу до Вашого відома, що 11.12.2025 під час виконання завдань у районі проведення навчань солдат Петренко І. С. (в/к № МЕ 567890) втратив військовий квиток. Факт втрати підтверджений пояснювальною запискою солдата Петренка І. С. та свідками.

Прошу:

Дозволити оформлення дубліката військового квитка.
Притягнути солдата Петренка І. С. до дисциплінарної відповідальності.

Додаток: пояснювальна записка солдата Петренка І. С.

Командир 2-го взводу Коваленко Д. О.
Підпис

Основні типи доповідних записок та їх призначення

Ось зручна таблиця:

Сфера	Типова ситуація	Ключові фрази в тексті
Школа	Порушення дисципліни учнем	«систематично пропускає», «порушує дисципліну»
Університет	Поважна причина пропуску	«через хворобу», «прошу дозволити скласти»
Підприємство	Запізнення, прогул, невиконання обов’язків	«з’явився о… замість», «порушує п.… Правил»
ЗСУ	Втрата майна, порушення статуту	«втратив військове майно», «прошу притягнути»