Відкриття нового офісу – це завжди список справ, який здається нескінченним. Меблі, техніка, документи, дрібниці на кожен стіл – і десь посеред цього хаосу легко щось забути. Для того, щоб нічого не випало з уваги, варто розбити процес на конкретні блоки. І один із таких блоків – офісне приладдя в OfficeTime, де можна закрити більшість потреб одним замовленням, не бігаючи по різних магазинах.
З чого почати підготовку?
Перш ніж замовляти меблі чи техніку, варто визначити, скільки робочих місць потрібно облаштувати і яка специфіка роботи команди. Бухгалтерії потрібен один набір, відділу продажів – інший, адміністратору – третій. Це визначає кількість, а також й тип товарів.
Далі складається базовий список: папір, письмове приладдя, папки, файли, органайзери. Здається, що це дрібниці, але саме через них найчастіше зупиняється робота в перший тиждень, то принтер без паперу, то немає чим підписати договір, то немає куди покласти документи.
Окремо варто продумати меблі та техніку – крісла, столи, шредери, калькулятори. Це ті речі, які купуються не щотижня, тому краще одразу взяти з запасом на зростання команди.
Чек-лист по категоріях
Для того, щоб нічого не забути, зручно розбити покупки на групи. Кожна група відповідає за свою частину робочого простору.
Документообіг і діловодство
Папір А4 – основа будь-якого офісу: договори, акти, рахунки, внутрішні документи. До нього варто додати папки-реєстратори та швидкозшивачі для сортування справ, файли, розділювачі та архівні коробки. Якщо документи рухаються щодня, без системи зберігання офіс швидко перетворюється на хаос із паперів на столах.
Дрібна канцелярія
Степлери, дироколи, скріпки, кнопки, біндери – все це непомітна інфраструктура, яка працює щодня. Маркери для дощок, текстовиділювачі, стікери та настільні органайзери допомагають командам планувати зустрічі та не втрачати короткі доручення. Краще закуповувати такі речі під ролі співробітників, а не навмання.
Робоче місце і техніка
Офісні крісла, столи, шредери та калькулятори формують базове робоче середовище. Крісло має витримувати тривалу роботу, стіл – техніку й документи, а шредер – відповідати обсягу конфіденційних паперів. Перед покупкою варто звірити розміри і характеристики, особливо якщо меблі замовляються для кількох кабінетів одразу.
Як організувати закупівлю для команди?
Коли мова йде про повне облаштування офісу, варто заздалегідь продумати логістику замовлення. Для юридичних осіб важлива можливість безготівкового розрахунку, отримання рахунку-фактури і накладної – це варто узгодити з бухгалтерією до моменту оплати.
Для великих замовлень корисно перевірити наявність ключових позицій заздалегідь, а не в день переїзду. Особливо це стосується меблів і техніки – вони можуть мати інші терміни доставки порівняно з канцелярією.
Перед оформленням замовлення варто перевірити:
- кількість робочих місць;
- наявність ключових позицій;
- форму оплати та документи;
- адресу і спосіб доставки.
Інтернет-магазин OfficeTime зручний саме тим, що поєднує в одному каталозі категорії для офісу, школи, дому й творчості – це скорочує час між появою потреби і готовим кошиком. Для компаній, які регулярно поповнюють запаси, є можливість оформити опт і отримати індивідуальні умови за обсягом замовлення.
Відкриття офісу – це проєкт, який легко перетворюється на хаос без чіткого плану. Але якщо розбити закупівлю на категорії і пройтися по кожній окремо, процес стає значно простішим – і команда виходить на роботу в повністю готовий простір з першого дня.
