На старте бизнеса основатель обычно закрывает бухгалтерию сам – пара счетов в месяц, простая отчётность, время находится между другими задачами. Проблема начинается, когда компания получает первого крупного клиента или нанимает сотрудника, а учёт по-прежнему держится на табличке в блокноте. В этот момент бухгалтерский аутсорсинг превращается из отложенной идеи в срочную задачу, потому что цена одной пропущенной отчётности растёт вместе с оборотом.
Почему стартапы откладывают вопрос учёта до последнего
На ранней стадии кажется логичным вложить каждую свободную гривну в продукт или маркетинг, а не в бухгалтера, услуги которого стоят денег уже сейчас, а не когда-то потом. Добавляется и психологический момент – пока операций мало, ошибка в учёте выглядит несущественной, а штраф кажется маловероятным событием. Проблема в том, что налоговая не делает скидку на возраст компании, и первая же проверка оценивает стартап по тем же правилам, что и десятилетний бизнес.
Что нужно настроить в первую очередь
Если бухгалтерии раньше не было совсем, начинать стоит не с поиска подрядчика, а с наведения порядка в собственных данных – иначе даже хороший специалист потратит первые недели на восстановление картины вместо реальной работы. Основателю кажется, что документов накопилось немного, но на практике их обычно больше, чем помнится по памяти, особенно если часть переписки велась в мессенджерах, а не по официальным каналам.
Прежде чем передавать учёт на аутсорсинг, полезно собрать такие данные:
- Все выписки по счетам компании с момента регистрации.
- Копии договоров с клиентами и подрядчиками, даже устные договорённости стоит зафиксировать письменно.
- Список сотрудников или подрядчиков, которым уже выплачивались деньги.
- Информацию о выбранной системе налогообложения, если решение уже принято.
Без этой базы разговор с потенциальным подрядчиком превращается в догадки с обеих сторон, а первый месяц сотрудничества уходит на сбор того, что можно было подготовить заранее. Это не критичная ошибка, но она откладывает момент, когда подрядчик реально начинает вести текущий учёт, а не разбираться в прошлом, и первый отчётный период рискует сдвинуться на пару недель без объективной причины со стороны бизнеса.
Чем аутсорсинг отличается от найма первого бухгалтера в штат
Для стартапа с небольшим объёмом операций найм отдельного штатного специалиста часто экономически не оправдан, потому что зарплата и налоги на неё превышают реальную загрузку задачами на первых порах, и именно поэтому многие выбирают бухгалтерский аутсорсинг, который даёт доступ сразу к команде с разным опытом, а не к одному человеку, чья компетенция ограничена личным опытом работы. Кроме того, при росте компании объём услуг у подрядчика обычно можно расширить постепенно, тогда как штатного бухгалтера пришлось бы либо перегружать новыми задачами, либо нанимать второго специалиста в помощь первому.
Как проходят первые недели работы с подрядчиком
Первые недели сотрудничества обычно уходят не на текущую отчётность, а на то, чтобы подрядчик разобрался в реальном состоянии дел компании и не унаследовал скрытые ошибки прошлого периода. Пропуск этого этапа часто означает, что проблема всплывает уже во время первой отчётности, а не до неё, когда её ещё можно было спокойно исправить без спешки и лишнего стресса для команды, которая и так занята запуском продукта.
Стандартный порядок первых недель выглядит так:
- Передача всех собранных документов и доступов к банковским счетам.
- Экспресс-проверка текущего состояния учёта на предмет пропущенных отчётов или платежей.
- Согласование графика регулярной отчётности и способа обмена документами.
- Назначение контактного лица с обеих сторон для повседневных вопросов.
Такая последовательность характерна для перехода на аутсорсинг в целом, а не является уникальным процессом одного конкретного подрядчика, и примерно так же выглядит переход у большинства команд на рынке. К концу этого этапа основатель обычно впервые получает чёткий ответ на вопрос, в каком реальном состоянии находится его бухгалтерия, а не предположение на основе разрозненных цифр в разных таблицах и переписках.
Аутсорсинг для растущего стартапа от Buh.ua
Команда buh.ua работает и с ФОП на самом старте, и с группами компаний из нескольких юрлиц, и берёт на себя не только текущий учёт, но и выбор системы налогообложения на старте. Для стартапа, у которого раньше вообще не было бухгалтера, это означает, что не нужно отдельно разбираться в терминологии и системе налогов перед первым разговором с подрядчиком – команда сама задаёт нужные вопросы и предлагает вариант под конкретную ситуацию.
